ISO enzo – Deel 5 De puntjes op de i

Hét middel om de status van je systeem te bepalen, zijn interne audits. Aangezien een ISO certificaat een geldigheidsduur van 3 jaar heeft, ligt het voor de hand om ook de cyclus van interne audits over 3 jaar uit te spreiden. Je hoeft dus niet elk jaar het hele systeem na te lopen, wel moet je eens in de 3 jaar elk aspect en elke maatregel tenminste één keer hebben beoordeeld. Kritische gebieden doe je vaker – daar gaat blijkbaar iets mis en moet je beter op inzoomen. Je hoeft de interne audits niet zelf te doen of door een daarvoor aangewezen functionaris te laten uitvoeren. Het auditen vergt bepaalde vaardigheden en routine en vooral onafhankelijkheid ten opzichte van het te beoordelen proces. Met name in kleinere bedrijven is onafhankelijkheid vaak niet mogelijk. Het is dan een uitkomst om de interne audit door een externe adviseur te laten uitvoeren. Dat heeft tegelijk het voordeel dat je even iemand binnen haalt die met frisse blik onbevangen jouw processen onder de loep kan nemen en vaak vanzelf met verbetervoorstellen komt.
De resultaten van interne audits moeten worden vastgelegd, en uiteraard moet er wat mee gedaan worden. Anders werkt jouw regelkring blijkbaar niet (Verbetering, ´Act´ – hoofdstuk 10 in de normen) en ben je niet in control. Krijg je daar weer een afwijking voor. Dus je analyseert de in de audit gevonden afwijkingen (soms genoemd: ‘non conformities’), sluist ze eventueel nog door het risico-beoordelingsproces, prioriteert ze en maakt plannen om ze af te handelen. Hetgeen je vervolgens uiteraard ook moet doen. Niet alle punten hoeven voor een (volgende) externe audit te zijn afgehandeld. Wel moet blijken dat jouw systeem werkt en dat de belangrijkste afwijkingen reeds zijn afgehandeld of althans bijna gereed zijn. Hier zit enige speling en de auditor zal zijn oordeel mede laten afhangen van zijn indruk van de rest van het systeem – en misschien wel van de kwaliteit van de aangeboden lunch 😉

Tenslotte krijgen we de zogenaamde directiebeoordeling. Dat is geen beoordeling van de directie (alhoewel dat soms geen kwaad kan), doch het beoordelen door de directie van het betreffende managementsysteem. De kroon op het werk, zeg maar. De normen schrijven een hele reeks criteria voor die minimaal beoordeeld moeten worden; méér mag. Hier gaan nog steeds organisaties de fout in door het allemaal door aangewezen functionarissen te laten uitzoeken en vervolgens het document vluchtig door te kijken en te ondertekenen. Een gemiste kans! Op dit punt komt je hele systeem bij elkaar, op één plek. Alles wat de afgelopen periode belangrijk was. Gebruik die kans goed en neem de tijd om zelf het een en ander goed te bekijken en er wat van te vinden. Het gaat om jouw systeem – om jouw bedrijf!